[WD]定型文書作成のサンプル

現象

Word 6.0 では、定型文書作成に役立つ“定型文書フィールド”機能があります。
文書を保護するとその文書に与える定型文書フィールドだけに情報を入力できるようになります。定型文書フィールドには、テキストボックス・チェックボックス・ドロップダウンの 3 つのタイプがあります。

手順

1. Word 6.0 を起動します。
2. [ファイル] - [新規作成] コマンドを選択します。[新規作成] ダイアログボックスの [新規] グループボックスから [テンプレート] を選択し、<OK>ボタンをクリックします。
3. 基本になるフォームのレイアウト（フォーム）を作成します。タイトル・文書・必要事項の項目名を入力します。
4. [定型文書] ツールバーを表示します。[表示] - [ツールバー] コマンドから[ツールバー一覧] リストボックスの [定型文書] チェックボックスをオンに設定し、<OK> ボタンをクリックします。
5. “氏 名：”の箇所にテキストボックスを設定します。“氏 名：”の右側にカーソルを移動します。[定型文書] ツールバーから <テキストボックス定型文書フィールド> ボタンをクリックします。テキストボックス定型文書フィールドが挿入されます。
6. 挿入された定型文書フィールドには他の文書と区別するために既定で網かけが設定されます。網かけを解除する場合は、[定型文書] ツールバーから <フィールドの網かけ表示> ボタンをクリックします。また、{FORMTEXT} 等と表示されている場合は、フィールドコードが表示されています。実行結果を表示するには、{FORMTEXT} の中にカーソルを移動後 [Shift] キーを押しながら [F9] キーを押します。
7. 挿入されたテキストボックス定型文書フィールドをダブルクリックします。（網かけされている箇所をダブルクリックします。）
8. [テキストボックス定型文書フィールド] ダイアログボックスが表示されます。このダイアログボックスでは、テキストの種類、文字数、規定の文字列、書式、マクロなどを設定できます。また、ヘルプ情報をフィールドに追加することも可能です。ここでは、[種類] ドロップダウンリストボックスから“文字列”を選択し、<OK> ボタンをクリックします。
9. “社員番号：”の箇所も同様に設定します。
10. “所 属：”の箇所にドロップダウンリストを設定します。“所 属：”の右側にカーソルを移動します。[定型文書] ツールバーから <ドロップダウン定型文書フィールド> ボタンをクリックします。
11. 挿入されたドロップダウン定型文書フィールドをダブルクリックします。（網かけされている箇所をダブルクリックします。）
12. [ドロップダウン定型文書フィールド] ダイアログボックスが表示されます。このダイアログボックスでは、ドロップダウンリストに表示する内容を設定します。まず、[項目] ボックスに“営業部”と入力します。<追加> ボタンをクリックします。他の項目も同様に [項目] ボックスへ入力し、<追加>ボタンをクリックしてリストを作成します。
13. <OK> ボタンをクリックします。
    
    
14. “希望参加種目：”の箇所も同様に設定します。
15. “参加の有無：”の箇所にチェックボックスを設定します。“参加の有無：”の右側にカーソルを移動します。[定型文書] ツールバーから <チェックボックス定型フィールド> ボタンをクリックします。
16. 次にこの定型文書に保護 (ロック) を設定します。[定型文書] ツールバーから <定型文書保護> ボタンをクリックします。保護を設定するとフィールド間のカーソル移動が容易になり、内容が誤って変更されないようになります。(保護を解除する場合は、再度 <定型文書保護> ボタンをクリックします。)
17. [ファイル] - [名前を付けて保存] コマンドを選択します。任意のファイル名を入力後 <OK> ボタンをクリックします。今回はファイル名を“ FORM ”とします。
18. 作成した定型文書テンプレートを使用して新たに文書を作成する場合は、[ファイル] - [新規作成] コマンドを選択後、[使用するテンプレート]リストボックスから“ FORM ”を選択し、<OK> ボタンをクリックします。

※ 定型文書については「ユーザーズガイド」 P323 ～ に記載しております。そちらも併せてご参照ください。