[WD]定型文書作成のサンプル

現象

Word 6.0 では、定型文書作成に役立つ“定型文書フィールド”機能があります。
文書を保護するとその文書に与える定型文書フィールドだけに情報を入力できる
ようになります。定型文書フィールドには、テキストボックス・チェックボック
ス・ドロップダウンの 3 つのタイプがあります。

手順

1. Word 6.0 を起動します。
2. [ファイル] - [新規作成] コマンドを選択します。[新規作成] ダイアログ ボックスの [新規] グループボックスから [テンプレート] を選択し、<OK> ボタンをクリックします。
3. 基本になるフォームのレイアウト（フォーム）を作成します。タイトル・文 書・必要事項の項目名を入力します。
4. [定型文書] ツールバーを表示します。[表示] - [ツールバー] コマンドから [ツールバー一覧] リストボックスの [定型文書] チェックボックスをオンに 設定し、<OK> ボタンをクリックします。
5. “氏 名：”の箇所にテキストボックスを設定します。“氏 名：”の 右側にカーソルを移動します。[定型文書] ツールバーから <テキストボック ス定型文書フィールド> ボタンをクリックします。テキストボックス定型文書 フィールドが挿入されます。
6. 挿入された定型文書フィールドには他の文書と区別するために既定で網かけが 設定されます。網かけを解除する場合は、[定型文書] ツールバーから <フィ ールドの網かけ表示> ボタンをクリックします。また、{FORMTEXT} 等と表示 されている場合は、フィールドコードが表示されています。実行結果を表示 するには、{FORMTEXT} の中にカーソルを移動後 [Shift] キーを押しながら [F9] キーを押します。
7. 挿入されたテキストボックス定型文書フィールドをダブルクリックします。 （網かけされている箇所をダブルクリックします。）
8. [テキストボックス定型文書フィールド] ダイアログボックスが表示されます。 このダイアログボックスでは、テキストの種類、文字数、規定の文字列、書式、 マクロなどを設定できます。また、ヘルプ情報をフィールドに追加することも 可能です。ここでは、[種類] ドロップダウンリストボックスから“文字列”を 選択し、<OK> ボタンをクリックします。
9. “社員番号：”の箇所も同様に設定します。
10. “所 属：”の箇所にドロップダウンリストを設定します。“所 属：” の右側にカーソルを移動します。[定型文書] ツールバーから <ドロップダウ ン定型文書フィールド> ボタンをクリックします。
11. 挿入されたドロップダウン定型文書フィールドをダブルクリックします。 （網かけされている箇所をダブルクリックします。）
12. [ドロップダウン定型文書フィールド] ダイアログボックスが表示されます。 このダイアログボックスでは、ドロップダウンリストに表示する内容を設定 します。まず、[項目] ボックスに“営業部”と入力します。<追加> ボタン をクリックします。他の項目も同様に [項目] ボックスへ入力し、<追加> ボタンをクリックしてリストを作成します。
13. <OK> ボタンをクリックします。
    
    
14. “希望参加種目：”の箇所も同様に設定します。
15. “参加の有無：”の箇所にチェックボックスを設定します。“参加の有無：” の右側にカーソルを移動します。[定型文書] ツールバーから <チェックボッ クス定型フィールド> ボタンをクリックします。
16. 次にこの定型文書に保護 (ロック) を設定します。[定型文書] ツールバー から <定型文書保護> ボタンをクリックします。保護を設定するとフィール ド間のカーソル移動が容易になり、内容が誤って変更されないようになりま す。(保護を解除する場合は、再度 <定型文書保護> ボタンをクリックします。)
17. [ファイル] - [名前を付けて保存] コマンドを選択します。任意のファイル 名を入力後 <OK> ボタンをクリックします。今回はファイル名を“ FORM ”と します。
18. 作成した定型文書テンプレートを使用して新たに文書を作成する場合は、 [ファイル] - [新規作成] コマンドを選択後、[使用するテンプレート] リストボックスから“ FORM ”を選択し、<OK> ボタンをクリックします。

※ 定型文書については「ユーザーズガイド」 P323 ～ に記載しております。 そちらも併せてご参照ください。